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如何組織團隊有效溝通

人們在工作和生活之中每時每刻都進行著溝通,以至於大家對於溝通這個概念已經非常熟悉了,但什麼是溝通?可能很少有人進行過認真、深入的思考。我們在向幾個大公司的中層管理人員提出這個問題時,多數人都不能予以全面的回答。據此,我們推測,善於運用溝通的技巧,並能夠進行有效溝通的人可能更少。

事實正如我們所推測的一樣,在實際工作當中許多很有才能的人,由於溝通環節存在問題而無法充分發揮作用;一件本來很好的事情由於溝通環節出現問題導致結果適得其反……因此,如何進行有效溝通,對於提高工作效率非常重要!

溝通就是資訊(情感、觀點、事件等等)的流通和傳遞。溝通的途徑多種多樣,我們最常用的方法是語言溝通。美國斯隆學院的行為科學家們對語言溝通過程中的說話、聆聽、思考三個活動的速度進行了多次試驗,得出了這樣的結論:思考速度>聆聽速度>說話速度。另外,行為科學家還通過不同的資訊傳遞手段,對獲取資訊的有效性進行了多組比對試驗,得出的結論是:資訊經提煉後再傳遞給聆聽者,其記憶的效果遠遠好於不加整理且沒有重點的敘述和圖片展示。

這兩組試驗的結論對如何進行有效溝通產生了很大的影響力,使人們能夠運用科學的試驗結論,對比自己的溝通行為,認真思考一下在日常溝通過程中是否存在不適當的行為:提供的資訊越多越好;不停地灌輸自己的觀點,不管聆聽者的反應;資訊長篇累牘,沒有重點……事實證明,這樣的溝通往往效果不好,我們需要從資訊溝通的流轉過程入手,分析這些問題存在的原因,並提出解決措施。

溝通過程中存在的問題

溝通過程中,資訊的傳遞一般是經過構想、組織資訊(提煉或加工)、發出資訊、聆聽者接收資訊、思考、組織反應(回饋)六個過程,在這個迴圈過程中,任何一個過程都不能缺少。

如果不經過組織資訊過程即提煉加工過程,聆聽者就會不知所云,無法掌握重點,因而也無法進行正確的回饋,這種問題在日常工作當中最為普遍,我們稱之為資訊堆積;如果不給聆聽者思考的機會和時間,資訊傳遞的效果也會大打折扣,聆聽者在交流過程中由於大腦運轉速度遠遠快於說話的速度且交流的資訊無法引起大腦思考,此時,聆聽者往往會形成“走神兒”或“獨自閃念”的情況,交流的效果自然很差,這種情況也非常普遍,我們稱之為“自我溝通”。這兩種情況在我們的工作過程中極為普遍,並存在某種程度上的變異情況,因此,需要採取應對措施加以改進。

管理溝通,從其概念上來講,是為了一個設定的目標,把資訊、思想和情感在特定個人或群體間傳遞,並且達成共同協議的過程。溝通是自然科學和社會科學的混合物,是企業管理的有效工具。溝通還是一種技能,是一個人對本身知識能力、表達能力、行為能力的發揮。無論是企業管理者還是普通的職工,都是企業競爭力的核心要素,做好溝通工作,無疑是企業各項工作順利進行的前提。有效溝通在企業管理中的重要性主要表現在:

1、準確理解公司決策,提高工作效率,化解管理矛盾

公司決策需要一個有效的溝通過程才能施行,溝通的過程就是對決策的理解傳達的過程。
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